Digitaal archiveren – OCR met barcodes

 

Digitaal Archiveren - OCR met barcodes - Develop

 


Het digitaliseren van papieren documenten geeft iedere medewerker direct toegang tot de in het archief opgeslagen informatie, ongeacht de locatie waar hij zich bevindt. Uw medewerkers beschikken daardoor altijd over actuele informatie. Dit scheelt tijd en bespaart kosten doordat het veelvuldig kopiëren en fysiek verzenden van papieren documenten niet meer nodig is. Ook kunnen documenten niet meer zoekraken bij het rouleren van bureau naar bureau. Konica Minolta helpt u bij het vereenvoudigen van dit proces.

SCANNEN MET BEHULP VAN BARCODES IS SNELLER EN EENVOUDIGER

Functionaliteit

Archiveren begint met het scannen van papieren documenten. Bij voorkeur met een minimaal aantal handelingen. De bundel helpt daarbij. Centraal staan barcodes. Barcodes op het document of scheidingsblad helpen om documenten van elkaar te scheiden. Telkens als de software een barcode ziet op het gescande document wordt een nieuw bestand gemaakt. Zo raken documenten niet meer zoek. Daarnaast kan de barcode gebruikt worden om kenmerken aan het document mee te geven. Zo kan de waarde van de barcode als (deel van de) bestandsnaam gebruikt worden. Of de opslaglocatie kan hier mee bepaald worden. Of beide. Kortom: het scannen met behulp van barcodes gaat niet alleen veel sneller, het is bovendien veel eenvoudiger.

 

Doelomgevingen

Deze bundel is bedoeld voor bedrijven, overheden of andere instellingen waar het scannen van en naar de werkplek “gewoon” bij de dagelijkse handelingen hoort. Tevens kan het als input module werken voor bijvoorbeeld postverwerking, inkoopfacturen, voorboeksystemen en andere digitale beheer oplossingen. NSi AutoStore kan ook gebruikt worden om ongestructureerde documenten overzichtelijk in een mappenstructuur op te slaan.

 

NSi AutoStore File Import

De bundel is gebaseerd op NSi AutoStore File Import. Buiten de bundel biedt NSi AutoStore File Import diverse andere functies. Zo is het mogelijk om, naast de barcodes, bepaalde zones op het document uit te lezen die gebruikt kunnen worden als documentkenmerk. Deze kenmerken kunnen als los bestand worden opgeslagen (bijvoorbeeld csv, txt of xml) om door een applicatie geïmporteerd te worden. Daarnaast is het mogelijk om bijvoorbeeld beeldverbetering toe te passen of bijvoorbeeld blanco pagina’s te verwijderen.

NSi AutoStore functioneert als een service applicatie en heeft een aantal ICT beheer vriendelijke eigenschappen. Hierdoor worden documentprocessen sneller en met minder moeite en fouten uitgevoerd dan wanneer met handmatige procedures wordt gewerkt.

 

Functies

– Eenvoudig te gebruiken document scheiding maakt het mogelijk documenten batchgewijs te scannen.

– Doorzoekbaar maken van het gescande document; voorkomt het overtypen van tekst, het gescande document

  wordt bewerkbaar opgeslagen.

– Diverse bestandsformaten mogelijk, zoals PDF, PDF/A (voor archiefdoeleinden), DOCX, XLSX, TXT, RTF,

  HTML,PPT(X) en meer.

– De bundel is een server gebaseerde oplossing. Dit betekent dat de software zelfstandig als service kan opereren.

– Voorkomt dat documenten achteraf handmatig aan gepast moeten worden.

– Te gebruiken voor één of meerdere MFP’s door het gebruik van ‘hotfolders’.

– Door het gebruik van één of meerdere barcodes kunnen eenvoudig kenmerken aan het document gegeven worden.

 

Multifunctional

Het gebruiksvriendelijk touchscreen display van de Develop Ineo series maken u het scannen nog makkelijker. Het systeem is net zo eenvoudig te gebruiken als uw smartphone of tablet. Het ondersteund de bekende bewegingen zoals vegen, slepen met de vinger naar elkaar toe of uit elkaar bewegen om in en uit te zoomen.

 

Bekijk hier het assortiment Develop Ineo multifunctionals.

 

 

 

Offerte aanvraag  

Neem contact met mij op

Naam*
Telefoon: *
  bel-ons