Digitaal archiveren – folder browsen

Digitaal Archiveren - Develop


 

Het digitaliseren van papieren documenten geeft iedere medewerker direct toegang tot de in het archief opgeslagen informatie, ongeacht de locatie waar hij zich bevindt. Uw medewerkers beschikken daardoor altijd over actuele informatie. Dit scheelt tijd en bespaart kosten doordat het veelvuldig kopiëren en fysiek verzenden van papieren documenten niet meer nodig is. Ook kunnen documenten niet meer zoekraken bij het rouleren van bureau naar bureau. Wij helpen u bij het vereenvoudigen van dit proces.

 

 

UW SCANS OPSLAAN: VANAF DE MFP DOOR UW NETWERKMAPPEN BLADEREN

Functionaliteit
Archiveren begint met het scannen van papieren documenten. Bij voorkeur met een minimaal aantal handelingen. Om een gescand document op te slaan op een netwerklocatie wordt echter vaak eerst naar het eigen mailadres gescand. Vanaf daar wordt het in een serie handelingen op de juiste plek met de juiste bestandsnaam opgeslagen. Een complexe en arbeidsintensieve werkwijze.Binnen de bundel wordt de opslaglocatie bepaald zoals op de PC. Een gebruiker kan vanaf het scherm van de MFP bladeren door de mappen op het netwerk. Zoals de gebruiker dit gewend is op zijn PC te doen. De bestandsnaam kan bepaald worden aan de hand van vragen op het scherm van de multifunctional. De bestandsnaam is gebaseerd op de gegeven antwoorden. Documenten worden als doorzoekbaar bestand opgeslagen. Zo raken documenten niet meer kwijt. Bovendien kunnen ze snel en eenvoudig terug gevonden worden.

 

Kortom: het scannen gaat niet alleen veel sneller, het is bovendien veel eenvoudiger.

 

Doelomgevingen

Deze bundel is bedoeld voor bedrijven, overheden of andere instellingen waar het scannen van en naar de werkplek “gewoon” bij de dagelijkse handelingen hoort. Tevens kan het als input module werken voor bijvoorbeeld postverwerking, diverse afdelingsdocumenten en andere digitale beheer oplossingen. eCopy kan ook gebruikt worden om ongestructureerde documenten in een bestaande mappenstructuur op te slaan. Voor elke organisatie waar veel gescande documenten moeten worden bewaard, is eCopy van toegevoegde waarde.

 

eCopy

De bundel is gebaseerd op het pakket eCopy. Buiten de bundel biedt eCopy diverse andere functies.

eCopy is een server gebaseerde oplossing die zorgt voor het verwerken van gescande documenten. Deze software koppelt de multifunctional aan uw bedrijfsapplicaties. Daarmee is het mogelijk bedrijfsprocessen te automatiseren door papieren documenten te digitaliseren en te verwerken in informatie die verder kan worden bewerkt. De resultaten kunnen dan verzonden worden naar bijvoorbeeld een ECM- systeem (Enterprise Content Management) of een serie bedrijfsapplicaties. Hierdoor worden documentprocessen sneller en met minder moeite en fouten uitgevoerd dan wanneer met handmatige procedures wordt gewerkt.

eCopy werkt als een service en heeft een aantal ICT beheer vriendelijke eigenschappen. Hierdoor worden documentprocessen sneller en met minder moeite en fouten uitgevoerd dan wanneer met handmatige procedures wordt gewerkt.

 

Functies

– Tekstherkenning en conversie naar bewerkbare bestanden zoals Word en Excel.

– Ondersteuning voor PDF/A.

– Eenvoudige bediening door integratie op het scherm van de multifunctional. Het scherm maakt door interactie deel

  uit van de workflow.

– Automatische verbetering van de beeldkwaliteit en verwijdering van blanco pagina’s.

– Gestructureerde opslag van documenten door het gebruik van kenmerken. Documenten worden eenduidig

  opgeslagen.

– De mogelijkheid om door de beschikbare mappenstructuur te bladeren om zo de gewenste opslaglocatie te

  selecteren.

– Diverse connectoren beschikbaar om de oplossing te koppelen met uw bedrijfsapplicaties.

Multifunctional

Het gebruiksvriendelijk touchscreen display van de Develop Ineo series maken u het scannen nog makkelijker. Het systeem is net zo eenvoudig te gebruiken als uw smartphone of tablet. Het ondersteund de bekende bewegingen zoals vegen, slepen met de vinger naar elkaar toe of uit elkaar bewegen om in en uit te zoomen.

 

Bekijk hier het assortiment Develop Ineo multifunctionals.

 

Offerte aanvraag  

Neem contact met mij op

Naam*
Telefoon: *
  bel-ons